大型活动策划与管理流程

2017-12-18

大型活动策划和实施是公关工作常用的技术手段。

要有效地进行大型活动策划与实施,首先要弄清楚几个基本问题,例如:如何界定大型活动?哪些单位或在什么样的情况下使用大型活动?大型活动策划有什么技巧?策划的程序、方法是怎样的?这样有利于我们把大型活动组织的更加完善。

1 大型活动的定义

大型活动策划是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。

第一,大型活动要有鲜明的目的性

大型活动往往耗费很多资源,包括人力、物力。如一个产品要进入一个中心城市,恐怕要花数百万元的传播费用。企业为了宣传企业而进行大型活动,吸引关注度。但是在做大型活动上,要明确活动的目的和主题意义,不能盲从,浪费人力、财力、物力。

第二,要有计划性

凡事都应有计划,大型活动更不例外,而且更要求有周密的计划。

第三,众多人参与是大型活动重要的概念

既然是大型活动策划,就应该有众多的人参与,但并不是参与人数多就是大型活动。一个单位有一万个职工,要开一个全体大会,也是众多人参与,你能说这是大型活动吗?大型活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量,而是在于活动的社会化程度。

2 大型活动的特点

1、必须有鲜明的目的性

不是一般的目的,而应该是围绕整个组织机构的组织形象策略和近期公关目标而确立的目的。

一个组织的形象只有永远与社会协调同步,才有可能在社会环境中树立起它的良好组织形象,活动的目的性应该站在社会综合的立场上,并不仅仅是站在我们某一个企业的立场上。

2、广泛的社会传播性

公关的大型活动本身就是一个传播媒体,其作用像一个大众传播媒介,只不过这个传播媒介在大型活动没有组织之前是不发生传播作用的,一旦这个活动开展起来,就能产生良好的传播效果,我们还应该注意到活动本身吸引了公众与媒介的参与,因此,大型活动的信息 是通过媒介或者是通过公众传播的,这是我们在策划大型活动的过程中必须考虑到一个很重要的特点。

3、严密的操作性

在组织大型活动的过程中,给我们成功与失败的机会只有一次。策划大型活动每一次都是现场直播,一旦出现失误就无法弥补了。

在一些个案中,因为举办大型活动而导致酿成伤亡事故是不少的:成都某活动因为施放广告汽球,使8架本应在成都降落的飞机在其他城市迫降。报纸上也经常有这方面的报道:某个活动由于管理不善发生人员伤亡或重大财产损失,这个活动的策划人员、组织人员或领导者因此被撤职或判刑。所以,大型活动的策划与实施的周密性,绝对不能掉以轻心。

4、高投资性

一个大型活动往往要投入的资金和费用都是比较大的,绝对不可能用很少的资金做出很大的活动。我们可以提倡一个铜板掰成两个甚至是多个来花的精神,但高投资是最基本的特点。如果不是特别的需要,一般不要动辄使用大型活动的手段。

3 大型活动策划

从程序上说,大型活动策划和实施,要完全按照公关四步工作法的要求执行:

第一、立项

就是要把活动作为一个项目确定下来,这个活动要不要做?为什么做?一定要很清晰。

第二,进行调查和可行性研究

一场大型活动想要完美呈现出来,那必不可少的是对国家关于大型活动方面的政策和法规、公众关注的热点、历史上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性的调查。

而活动实施的可行性,更是需要研究的。研究范围包括大型活动的社会适应性,包括社会环境和目标公众的适应性、财力适应性、 效益的可行性。

第三,提炼主题,进行创意

除了个人创意外,我们要特别强调群体创意的概念。集体创意的过程也始终贯穿着个人的创意过程,作为现代策划,需要的是多个学科的综合和集体的智慧。

第四,方案论证

方案不仅要有论证,而且要有科学的论证,方案论证通常使用定位式优选法,轮转式优选法和优点移植法。

4 操作实施过程应注意的问题

1、实施操作设计

从多年的活动经验中来看,我们应该非常重视实施方案的操作设计。

我们看到一些单位组织的活动,甚至是专业机构承接的活动,都存在这样的问题:创意很好,但是由于缺乏操作设计,在操作过程中出现很多问题,违背了原创精神 或者没有达到原创水平。所以,在原则方案确定以后,还要进一步进 行操作设计,操作设计必须包括比较准确的财务预算,因为很多单位做活动,预算做100万,最后花了160万,从现代管理考核这个活动, 就不能说是成功的。

2、办理审批手续

有人觉得办审批很繁琐,怕麻烦。但在实际工作中,我们应该希望得到有关单位的审批。

3、实施操作程序的管理

程序化管理是一种科学的管理意识,只有程序化实施,才能有标准化、科学化管理,因而实施设计,重要的是设计出操作的规范程序。

4、方案培训

在大型活动里,假如参与的工作人员不了解全局的策划意图,他 们就不能为大型活动策略实施提供建设性的劳动,因而需要对工作人员进行方案培训,只有知情才能出力。

5、设计评估标准

一个大型活动的评估应该有一个准确的评估标准。现在很多方案做好以后,往往忽略做评估标准方案,包括我们的客户很少要求我们做评估方案,更不愿意付出费用,让专业公司给他做评估报告。我觉得评估标准,应该在我们策划的时候把它设计出来,这样可以让客户在完成这个方案以后,根据设定的标准作出科学评估。

5 策划的技巧

策划的技巧很多,今天只讨论两种方法。

一是创造活动的“眼”

大型活动策划需要创造这样一个非常精彩的地方,要有高潮,要把这个环节设计得更有传播性,这是大型活动创意的核心和关键。

二是一个比较能够表达我们主题的氛围设计

我们应该重视通过场地的设计,气 氛的设计,把活动的主题氛围带出来,这点往往有很多人不太重视, 他们只考虑某一个活动环节上的创意,而忽略了场地上的创意。

在大型活动的策划和实施过程中,还有很多技巧可以利用,只要我们不断总结提高,就一定能创作出更多、更有影响力的大型活动。

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